ISO 14001
Taustatietoja
ISO 14001 on kansainvälinen ympäristöjohtamisen standardi (Environmental Management System, EMS), joka antaa organisaatioille rakenteen ympäristövaikutusten tunnistamiseen, hallintaan ja jatkuvaan parantamiseen.
Motivaatiot standardin käyttöönottoon ovat sekä ympäristöllisiä että liiketoiminnallisia. ISO 14001 auttaa vastaamaan ilmastonmuutoksen, luonnon monimuotoisuuden heikkenemisen ja luonnonvarojen niukkenemisen kaltaisiin haasteisiin osana organisaation strategiaa, mutta yhtä lailla se parantaa kilpailukykyä.
Sertifiointi voi olla edellytys tarjouksissa, kumppanuuksissa ja rahoituksessa, ja se toimii selkeänä signaalina vastuullisuudesta asiakkaille, sijoittajille ja henkilöstölle. Käytännön hyötyjä on dokumentoitu laajasti, esimerkiksi jätteiden ja energiankulutuksen väheneminen, päästöjen pieneneminen ja prosessien selkeytyminen ovat toistuvia tuloksia eri toimialoilla.
Sisältö
Standardin rakenne seuraa muiden ISO hallintajärjestelmien (Management System Standards) rakennetta ja sisältää tiivistettynä seuraavat osa-alueet:
Luku 4 määrittää, mistä ympäristöjohtaminen alkaa.
Ensin organisaatio muodostaa kuvan omasta toimintaympäristöstään eli tunnistaa tarkoituksen kannalta olennaiset sisäiset ja ulkoiset tekijät sekä ympäristöolosuhteet, jotka vaikuttavat toimintaan tai joihin toiminta vaikuttaa. Samalla organisaatio kartoittaa keskeiset sidosryhmät, heidän tarpeensa ja odotuksensa sekä ne vaatimukset, joista tulee sitovia velvoitteita.
Näiden tietojen perusteella päätetään ympäristöjärjestelmän soveltamisalasta eli mitä yksiköitä, toimintoja, tuotteita ja palveluja se kattaa, missä fyysisissä rajoissa se toimii ja missä määrin organisaatiolla on toimivaltaa ohjata ja vaikuttaa.
Tässä luvussa pallo on johdolla.
He varmistavat, että ympäristöasiat eivät jää erilliseksi projektiksi, vaan ovat osa arjen tekemistä ja yrityksen strategiaa.
Johto huolehtii, että ympäristöasioille on selkeä linjaus (ympäristöpolitiikka), konkreettiset tavoitteet ja niihin tarvittavat resurssit, ja että koko organisaatio tietää miksi asioita tehdään ja miten tuloksia parannetaan.
Ympäristöpolitiikka kirjoitetaan auki, pidetään ajan tasalla ja jaetaan myös sidosryhmille. Politiikassa luvataan suojella ympäristöä ja noudattaa velvoitteita sekä kehittää toimintaa koko ajan.
Samalla sovitaan rooleista eli kuka vastaa standardin vaatimusten täyttymisestä ja kuka vie luvut ja tilannekuvan johtoryhmään. Näin ympäristöjohtaminen ei jää juhlapuheeksi, vaan näkyy tavoitteissa, teoissa ja raporteissa.
Luku 6 kertoo, miten ympäristötyö suunnitellaan käytäntöön.
Ensin tunnistetaan ympäristönäkökohdat eli kohdat, joissa toiminta vaikuttaa ympäristöön (esim. energiankulutus, päästöt, jätteet) ja katsotaan niitä elinkaaren läpi hankinnasta käytön loppuun. Samalla kootaan sitovat velvoitteet (lait, luvat, asiakkaiden vaatimukset) ja arvioidaan riskit ja mahdollisuudet: mitä haittoja pitää ehkäistä ja mitä hyötyjä voidaan tavoitella. Mukaan otetaan myös mahdolliset hätätilanteet (kuten vuoto tai tulipalo) ja sovitaan etukäteen, miten niihin varaudutaan. Kaikki valinnat ja kriteerit dokumentoidaan, jotta työ on todennettavaa.
Tämän pohjalta asetetaan ympäristötavoitteet (mielellään mitattavat, kuten “-10 % sähkönkulutusta”), laaditaan niille toteutussuunnitelma (mitä tehdään, kuka vastaa, milloin valmista, millä mittareilla seurataan) ja kytketään toimet osaksi normaaleja prosesseja, kuten hankintaa ja tuotantoa. Näin suunnitelma muuttuu selkeiksi teoiksi, joita voidaan seurata ja parantaa.
Luku 7 varmistaa, että ympäristötyö pysyy käynnissä ja tehokkaana.
Organisaatio varaa riittävät resurssit (aika, ihmiset, työkalut) ja määrittää, millaista osaamista tehtävissä tarvitaan.
Henkilöille hankitaan tarvittava pätevyys koulutuksella, perehdytyksellä tai rekrytoinnilla, ja osaamisesta pidetään todisteet.
Kaikki ymmärtävät perusasiat, joita ovat mm. ympäristöpolitiikka, omien työtehtävien merkittävät ympäristövaikutukset, miten oma toiminta parantaa tuloksia ja mitä seuraa, jos vaatimuksia ei noudateta.
Viestintä hoidetaan prosessina sekä sisäisesti että ulkoisesti. Sovitaan mistä, milloin, kenelle ja miten viestitään, varmistetaan tiedon luotettavuus ja vastataan olennaisiin kyselyihin.
Dokumentoitu tieto (menettelyt, ohjeet, rekisterit, todisteet) luodaan ja pidetään ajan tasalla selkein tunnistein.
Luku 8 kertoo, miten suunnitelmat muutetaan tekemiseksi.
Organisaatio määrittää prosesseille selkeät toimintakriteerit, ottaa käyttöön niitä tukevat hallintakeinot (tekniset ratkaisut ja menettelyt) ja ohjaa toimintaa kriteerien mukaan. Suunnitellut muutokset hallitaan etukäteen ja odottamattomien muutosten vaikutukset arvioidaan ja tarvittaessa lievennetään.
Ympäristövaatimukset huomioidaan tuotteiden ja palvelujen suunnittelussa ja kehittämisessä, hankinnoille asetetaan tarvittaessa ympäristöehdot, toimittajille viestitään olennaisista vaatimuksista, ja asiakkaille voidaan antaa tietoa tuotteiden kuljetuksen, käytön ja elinkaaren lopun ympäristövaikutuksista.
Organisaatio suunnittelee ennalta toimet, joilla se ehkäisee tai lieventää hätätilanteiden ympäristöhaittoja, toimii niiden tapahtuessa, testaa valmiutta määräajoin mahdollisuuksien mukaan sekä katselmoi ja päivittää menettelyt säännöllisesti ja erityisesti tositilanteen tai harjoituksen jälkeen.
Tarpeen mukaan sidosryhmille ja omalle henkilöstölle tarjotaan tietoa ja koulutusta varautumisesta ja toiminnasta hätätilanteissa.
Luku 9 varmistaa, että ympäristötyö perustuu mitattuun tietoon eikä oletuksiin.
Organisaatio päättää, mitä seurataan ja mitataan (esim. energiankulutus, jätteet, päästöt), millä menetelmillä tulokset saadaan luotettaviksi ja vertailukelpoisiksi, milloin mittaukset tehdään ja miten niitä analysoidaan.
Tarvittaessa käytetään kalibroituja mittalaitteita. Tuloksista viestitään sisäisesti ja ulkoisesti viestintäkäytäntöjen mukaan, ja kaikki tieto dokumentoidaan.
Seurantaa täydentävät sisäiset auditoinnit ja johdon katselmukset. Auditoinnit toteutetaan ohjelman mukaan puolueettomasti. Niissä tarkistetaan, onko järjestelmä standardin ja omien vaatimusten mukainen ja onko se käytännössä toimiva.
Johto käy määräajoin läpi kokonaiskuvan eli ympäristötavoitteiden toteuman, poikkeamat ja korjaavat toimet, mittaustulokset, velvoitteiden täyttymisen, auditointien havainnot, sidosryhmien palautteen, resurssien riittävyyden sekä jatkuvan parantamisen mahdollisuudet. Katselmuksen lopuksi päätetään tarvittavista parannuksista, resursseista ja muutoksista.
Luku 10 varmistaa, että ympäristötyö kehittyy koko ajan eikä pysähdy.
Organisaatio etsii parantamismahdollisuudet mittausten, auditointien ja johdon katselmusten perusteella ja tekee tarvittavat toimet, jotta järjestelmä tuottaa halutut tulokset.
Kun poikkeamia havaitaan (esimerkiksi luvan ehto ei täyty, syntyy ylimääräisiä päästöjä tai ohjetta ei noudateta), niihin reagoidaan heti. Poikkeamatilanne hallitaan ja korjataan, seuraukset (myös ympäristöhaitat) käsitellään, ja selvitetään juurisyy, jotta sama ei toistu tai tapahdu muualla.
Tarvittavat korjaavat toimet toteutetaan, niiden teho arvioidaan, ja järjestelmää muokataan tarvittaessa. Kaikesta tulee jäädä todennettava tieto eli mitä tapahtui, mitä tehtiin ja mitä tuloksia saatiin.
Jatkuva parantaminen on pysyvä toimintatapa. Järjestelmän soveltuvuutta, tarkoituksenmukaisuutta ja vaikuttavuutta hienosäädetään säännöllisesti, jotta ympäristönsuojelun taso nousee askel askeleelta.
Liite A
Standardin liite A on opastava osio, jonka tarkoitus on selventää vaatimuksia ja ehkäistä väärintulkintoja, lisäämättä uusia vaatimuksia. Se antaa käytännön tulkinta- ja toteutusvinkkejä koko standardin lukuihin (4–10).
Tässä muutamia nostoja liitteestä:
- Vaatimuksia tulee tarkastella järjestelmänä, ei irtonaisina kohtina.
- Muutosten suunnittelu ja hallinta on läpileikkaava teema (konteksti, viestintä, toiminnanohjaus, auditoinnit, johdon katselmukset).
- Liite neuvoo, miten ulkoiset/sisäiset tekijät ja sidosryhmien odotukset jalostetaan sitoviksi velvoitteiksi ja viedään EMS:ään.
- Soveltamisalan rajaus on tehtävä uskottavasti elinkaarinäkökulmasta ja merkittäviä näkökohtia ei saa “rajata pois”.
- Ohjauksen taso tulisi määritellä myös toimittajille/ulkoistetuille prosesseille, mutta vastuu vaatimustenmukaisuudesta jää organisaatiolle.
- Sisäinen ja ulkoinen viestintä on kaksisuuntaista. Sen tulee olla läpinäkyvää, todenperäistä ja sidosryhmien ymmärrettävissä.
- Dokumentoi tarkoituksenmukaisesti (näyttö vs. ylläpidettävä tieto). Fokus on vaikutuksissa, ei paperimäärässä.
Vaatimusten täyttäminen
ISO 14001 onnistuu, kun se kytketään arjen toimintaan eikä irralliseksi dokumenttiprojektiksi. Tyypillisiä kompastuksia ovat liian leveä tai epäselvä soveltamisala, puutteellinen lakisääteisten ja muiden sitovien velvoitteiden tunnistaminen, sekä “paperi-EMS”, jossa menettelyt eivät näy käytännön ohjauksena ja mittareina. Myös henkilöstön osaamisessa ja tietoisuudessa on usein aukkoja, mikä näkyy puutteellisena koulutuksena ja osaamisen todennuksena.
Jos haluatte sparrausta realistisen etenemissuunnitelman ja aikajanan kokoamiseen teidän lähtötilanteesta käsin, niin autamme mielellään.
Gover – Kokonaisvaltainen ISO 14001 -hallintajärjestelmä
Yksi järjestelmä kaikille organisaation standardeille, regulaatioille ja lakivaatimuksille. Olemme kehittäneet vaatimustenmukaisuuteen erikoistuneen hallintajärjestelmän, minkä avulla organisaatiot saavuttavat ja hallitsevat kokonaisvaltaisen tilannekuvan heidän vaatimustenmukaisuudestaan.
- Ympäristöriskien ja -mahdollisuuksien tunnistaminen ja hallinta.
- Kumppanien ja toimitusketjujen hallinta (riskit, tietoturva, vastuullisuus, päästöt).
- ESG-seuranta (päästöt, datalähteet, energia)
- Dokumentaation hallinta.
- Auditointien hallinta sekä järjestäminen.
- Raportointi (sisäisesti ja ulkoisesti).
- Henkilöstön koulutukset ja tietoisuuden lisääminen.
